I. Những sai sót thường gặp phải trong doanh thu
1.1 Việc Xuất Hóa Đơn
Đối với các doanh nghiệp thương mại, việc xuất hóa đơn thường được thực hiện nhằm đảm bảo sự cân đối và tính hợp lý trong quản lý kinh doanh. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, thách thức nằm ở việc theo dõi hai hệ thống khác nhau trong doanh nghiệp, đó là hệ thống kế toán nội bộ và kế toán thuế. Kế toán nội bộ thường được cập nhật thường xuyên để đáp ứng yêu cầu báo cáo, trong khi kế toán thuế thường thực hiện vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm. Nếu quản lý và ghi hóa đơn không được thực hiện đúng cách và đúng thời điểm so với quá trình bán hàng, có thể dẫn đến những vấn đề sau:
Sai Sót Thường Gặp Trong Quá Trình Quyết Toán Thuế:
– Trường Hợp 1: Sự không đồng nhất về giá bán, chênh lệch lớn mà không có sự kiểm soát cập nhật hàng ngày có thể dẫn đến tình trạng bán cùng một sản phẩm với giá thấp một lúc và giá cao hơn nhiều lần vào lúc khác. Điều này có thể gây khó khăn trong xác định thuế phải nộp.
– Trường Hợp 2: Không cập nhật thông tin nhập xuất tồn thường xuyên có thể dẫn đến việc xuất hàng âm. Việc này đòi hỏi kế toán phải duy trì cập nhật thường xuyên về nhập xuất của các sản phẩm để tránh tình trạng này.
Lưu ý: Hiện nay, Quốc Hội đã quyết định cấm doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống sổ kế toán song song.
1.2 Doanh Thu Chưa Thực Hiện
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ thường nhận trước các khoản thanh toán từ khách hàng và yêu cầu xuất hóa đơn cho mỗi lần thanh toán. Tuy nhiên, việc này không tuân theo nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo quy định thuế. Nếu kế toán không phân biệt và ghi nhận các khoản này vào doanh thu của doanh nghiệp, chi phí chưa thực hiện sẽ làm tăng lợi nhuận, dẫn đến sự độn lên của số tiền thuế phải nộp.
1.3 Hóa Đơn Xuất Khẩu
Khi doanh nghiệp kinh doanh với khách hàng nước ngoài và không yêu cầu xuất hóa đơn, điều này có thể dẫn đến việc ghi nhận doanh thu thiếu sót. Hậu quả có thể là cơ quan thuế phát hiện và kết luận rằng doanh nghiệp đang thực hiện hành vi trốn thuế.
1.4 Xuất Hóa Đơn Cho Mặt Hàng Không Có Trong Giấy Phép Kinh Doanh
Việc xuất hóa đơn cho các mặt hàng không được đăng ký trong giấy phép kinh doanh là một vi phạm pháp luật có thể bị phạt hành chính. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể nghi ngờ và áp đặt thuế trên toàn bộ doanh thu từ các mặt hàng đó.
1.5 Xuất Hàng Biếu Tặng và Tiêu Dùng Nội Bộ
Một số doanh nghiệp xuất hàng biếu tặng, thực hiện các hoạt động từ thiện hoặc tiêu dùng nội bộ mà không xuất hóa đơn GTGT. Khi quyết toán thuế, việc này có thể dẫn đến việc loại bỏ khoản chi phí này khỏi tổng chi phí, đồng thời tăng cường doanh thu và gây ảnh hưởng đến việc tính thuế Thu nhập doanh nghiệp trên khoản doanh thu đó.
1.6 Sự Khác Nhau Trong Mã Hàng Giữa Đầu Vào và Đầu Ra
Một số doanh nghiệp khi mua hàng hóa theo hóa đơn GTGT thường ghi chỉ một mã hàng, nhưng thực tế đó là một mặt hàng bao gồm nhiều chủng loại và quy cách khác nhau. Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn bán ra, khách hàng thường yêu cầu được xuất đúng chủng loại và quy cách của mặt hàng theo số lượng tương ứng. Điều này có thể tạo ra sự khác biệt giữa thông tin về hàng hóa mua vào và bán ra. Nếu không thể chứng minh rằng hàng hóa bán ra là chi tiết từ hàng hóa mua vào, doanh nghiệp có thể không được chấp nhận chi phí đầu vào và sẽ phải nộp thuế Thu nhập doanh nghiệp trên doanh số bán ra này. Khi kế toán nhận hóa đơn, cần chú ý đến các điểm sau:
– Nếu mã và tên hàng khác với thông tin hàng hóa thường sử dụng, phải nhập theo mã và tên hàng của doanh nghiệp.
– Đặt tên phụ cho hàng hóa có mã và tên khác.
1.7 Hàng Ký Gửi và Đại Lý Bán Đúng Giá
Doanh nghiệp chỉ nhận hàng ký gửi và đại lý bán đúng giá thì doanh thu bán hàng không phản ánh toàn bộ số tiền bán hàng của loại hàng hóa đó. Thay vào đó, chỉ có hoa hồng được hưởng theo hợp đồng với đại lý ký gửi. Tuy nhiên, kế toán lại xuất hóa đơn theo doanh thu bán hàng, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu cao hơn so với thực tế, và doanh nghiệp sẽ phải nộp nhiều thuế Thu nhập doanh nghiệp hơn.
1.8 Hợp Đồng Hợp Tác Sản Xuất Kinh Doanh
Tương tự như trong trường hợp hàng ký gửi, doanh thu mà doanh nghiệp nhận từ hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh không bao gồm toàn bộ doanh thu bán hàng. Khi doanh nghiệp viết hóa đơn dựa trên doanh thu bán hàng, điều này có thể làm tăng doanh thu ghi nhận.
II. Sai Sót Trong Quá Trình Tính Chi Phí Được Trừ
Ngược lại với việc ghi nhận doanh thu, các khoản chi phí thường bị cơ quan thuế kiểm tra một cách kỹ lưỡng do sự không hợp lý trong tính toán. Dưới đây là một số điểm cần chú ý về chi phí:
II. Sai Sót Trong Quá Trình Tính Chi Phí Được Trừ
Ngược lại với việc ghi nhận doanh thu, các khoản chi phí thường bị cơ quan thuế kiểm tra một cách kỹ lưỡng do sự không hợp lý trong tính toán. Dưới đây là một số điểm cần chú ý về chi phí:
2.1. Chi Phí Hàng Hủy Do Hư Hỏng hoặc Hết Hạn Sử Dụng
Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hoặc do thay đổi tự nhiên không được bảo hiểm sẽ được tính vào chi phí được trừ theo định mức doanh nghiệp xây dựng. Doanh nghiệp cần thiết lập quy định rõ ràng để xác định và tính toán chi phí này.
2.2. Các Khoản Chi Khoán Bằng Tiền Mặt Không Có Hóa Đơn GTGT
Các chi phí như công tác phí ăn trưa, lương theo doanh số thường không có hóa đơn, làm cho chúng trở thành những khoản chi nhạy cảm trong kiểm toán thuế. Doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống chứng từ và quy định rõ ràng về việc chi phụ cấp cho nhân viên để làm cho chi phí này trở nên hợp lý.
2.3. Chi Phí Liên Quan Đến Tài Sản Cố Định (TSCĐ)
– Chi phí khấu hao của các phương tiện vận tải có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên cần phải được bổ sung bằng việc xuất hóa đơn vận tải để hợp lý hóa chi phí này.- Khi mua sắm TSCĐ, cần phải hợp lý hóa việc sử dụng cho các bộ phận cụ thể. Doanh nghiệp cần phải chứng minh rằng tài sản tham gia hoặc liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, và đồng thời, hóa đơn và chứng từ của tài sản cũng cần phải được đầy đủ.
Chi phí khấu hao của TSCĐ: phải áp dụng một phương pháp thống nhất trong tất cả các kỳ kinh doanh và không được thay đổi giữa các kỳ mà không có lý do hợp lý và hồ sơ chứng minh. Các thay đổi cần phải được thông báo đúng trình tự đối với cơ quan thuế.
– Chi phí sửa chữa TSCĐ cho các tài sản thuê, và chi phí để có được TSCĐ không được tính vào TSCĐ (như chi phí sáng chế, chuyển giao công nghệ) cần phải được phân bổ trong vòng 3 năm. Nếu phân bổ vượt quá 3 năm, phần vượt đó sẽ bị loại trừ từ năm thứ tư trở đi.
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phải phù hợp với tình trạng thực tế của tài sản. Nếu không có hóa đơn sửa chữa cho loại tài sản, cần phải yêu cầu người xuất hóa đơn điều chỉnh theo tình trạng thực tế. Tránh việc bỏ chi phí này ra ngoài trước khi có bằng chứng cụ thể.
– Chi phí thu mua hàng hóa và liên quan đến việc mua TSCĐ phải được tính vào giá mua hàng hóa và TSCĐ, không được ghi nhận vào chi phí trong kỳ. Nếu không thể sửa chữa số liệu, cần phải điều chỉnh câu chữ và cách ghi chép để đảm bảo rằng chúng được xem xét như là chi phí mua hàng hóa thay vì là chi phí thu mua.
2.4. Chi Phí Liên Quan Đến Nguyên Vật Liệu (NVL):
NVL Vượt Quá Mức Đăng Ký với Cơ Quan Thuế: Để tránh việc vượt quá mức, cần thiết lập một định mức tiêu hao NVL lớn hơn thực tế từ 10-15%. Trong trường hợp đã kết thúc kỳ kế toán, cần điều chỉnh lại để đảm bảo rằng mức tiêu hao thực tế không vượt quá mức đã đăng ký. Ngoài ra, việc nghiên cứu định mức trong ngành và khu vực là quan trọng để xây dựng một mức định hợp lý. Ví dụ, cần tìm hiểu về mức tiêu thụ xăng trong đơn vị vận tải.
NVL Tiêu Hao Không Đúng Công Năng Kỹ Thuật Cũng Sẽ Bị Loại: Hóa đơn cho nguyên vật liệu như xăng dầu cần phải tuân thủ thông số kỹ thuật của xe, ví dụ như hóa đơn xăng cho xe chạy xăng và hóa đơn dầu cho xe chạy dầu. Điều này giúp đảm bảo rằng NVL được sử dụng đúng mục đích kỹ thuật.
Trường Hợp Ký Hợp Đồng Mua NVL Mà Không Có Kho Bãi: Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng mua nguyên liệu nhưng không có kho bãi, và viết hóa đơn một lần vào cuối tháng với giá trị lớn, thanh toán cần đi kèm với các chứng từ chi tiết bổ sung như phiếu xuất kho mỗi lần lấy hàng, bảng kê nhận hàng theo từng ngày có ký nhận từ bên bán và xác nhận từ bên mua. Chỉ khi có đầy đủ chứng từ này, chi phí mới trở nên hợp lý.
2.5. Tiền Thù Lao Hội Đồng Quản Trị (HĐQT) Cho Thành Viên HĐQT:
Cần Phải Có Biên Bản Họp của Hội Đồng Cổ Đông: Trước khi cấp tiền thù lao cho thành viên HĐQT, cần có một biên bản họp của Hội Đồng Cổ Đông nhất trí và quyết định cử các thành viên tham gia trực tiếp vào hoạt động điều hành doanh nghiệp. Nếu thù lao được kiêm nhiệm, nên tính vào lương để hợp lý hóa quản lý chi phí.
2.6. Các Loại Chi Phí Khác Cần Lưu Ý:
– Chi Phí Điện Nước của Văn Phòng Đi Mượn (Không Phải Văn Phòng Thuê): Trong trường hợp văn phòng được sử dụng nhưng không mang tên công ty, cần điều chỉnh bằng cách thuê văn phòng với mức giá thấp và đảm bảo nó được đóng thuế nếu chi phí điện nước này đáng kể.
– Các Khoản Tiền Vay Của Cá Nhân Vượt Quá 150% Lãi Suất Cơ Bản: Khi các khoản tiền vay cá nhân vượt quá 150% so với mức lãi suất cơ bản được quy định bởi NHNN, cần điều chỉnh bằng cách tăng gốc vay để giảm lãi suất.
– Chiết Khấu Xuất Hóa Đơn: Việc tính giá bán trong hóa đơn cần tính luôn chiết khấu để tránh việc ghi nhận chi phí này. Các loại chi phí tương tự có thể được sử dụng nhưng không bị kiểm soát 10%, như khảo sát thăm dò, trưng bày sản phẩm, tổ chức hội chợ.
– Chi Phí Đầu Tư Xây Dựng Cơ Bản: Cần chú ý ghi chép sổ sách sao cho chi phí này không bị liên quan đến việc đầu tư xây dựng cơ bản.
– Hóa Đơn Giảm Trừ Doanh Thu: Cần lưu ý ghi giảm chi phí tương ứng khi có hóa đơn giảm trừ doanh thu từ khách hàng.
– Chi Phí Lương Theo Doanh Thu: Cần quy định rõ trong hồ sơ công ty và kèm theo bảng thanh toán lương, tránh việc tính lương dựa trên doanh thu thực tế hoặc hóa đơn xuất ra.
– Kinh Phí Công Đoàn: Nếu không có hoạt động từ công đoàn cấp trên, không nên trích kinh phí công đoàn.
– Số Vốn Đăng Ký Kinh Doanh: Cần chuẩn bị giấy tờ liên quan đến tiến độ góp vốn của cổ đông để tối đa hóa chi phí lãi vay.
– Hóa Đơn Bị Mất: Nếu không có sao y bản chính, loại hóa đơn đó ra khỏi chi phí tổng giá trị.
– Hóa Đơn Xuất Ra Trước Ngày Có Hóa Đơn Đầu Vào: Cần có các chứng từ chứng minh như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng để đảm bảo tính hợp lý.
– Chi Phí Dùng Thử, Khuyến Mại, Chiết Khấu, Quà Tặng: Cần xây dựng chương trình quy mô, chặt chẽ và tuân thủ số lượng xuất ra theo chương trình để tránh bị đánh thuế TNCN.
– Cơ Cấu Lương và Thuế TNCN: Cần cân nhắc về mức thuế TNCN so với mức thuế TNDN khi cơ cấu lương vào chi phí.
– Chi Phí Thưởng Theo Dịp: Cần xem xét quy định và đưa vào chi phí khác như hỗ trợ ăn trưa, lương kinh doanh năm.
– Các Chi Phí Dưới 200,000đ: Cần hạn chế chi phí dưới mức này, đặc biệt là đối với những mặt hàng không nằm trong quy định về lập bảng kê bán lẻ.
Vậy là chúng ta đã tìm hiểu về những sai sót của kế toán thường gặp phải khi kê khai thếu thu nhập doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên viên, luật sư, kỹ thuật viên uy tín, Home Casta tự tin là đơn vị uy tín có thể giải đáp mọi thắc mắc của bạn đọc
Thông tin liên hệ của chúng tôi:
Số điện thoại: 0941.111.286
Địa chỉ: 37/66 Trung Hành, Đằng Lâm, Hải An, Hải Phòng
Xem thêm video của chúng tôi tại Youtube:
- Dịch vụ tư vấn thành lập công ty hai thành viên Hải Phòng
- Dịch vụ tư vấn thành lập công ty một thành viên hải phòng
- Dịch vụ tư vấn thành lập Công ty cổ phần
- 6 Khoản Thuế Doanh Nghiệp Phải Nộp Vào Đầu Năm 2025
- Quy Định Mới Về Thành Lập Doanh Nghiệp Khi Kinh Doanh Bất Động Sản Từ 01/08/2024
- Dịch vụ tư vấn thành lập công ty xuất nhập khẩu tại Quảng Ninh
- Các hàm tính trong Excel mà kế toán cần biết
- Điều Kiện Thành Lập Doanh Nghiệp Kinh Doanh Vàng Bạc