Hướng dẫn thành lập công ty vận tải 2025-2026 — Hồ sơ, quy trình & chi phí chi tiết

Bạn có ý tưởng khởi nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh vận tải nhưng lo lắng về các quy định pháp luật, hồ sơ phức tạp, và chi phí không biết bao nhiêu? Ngành vận tải tại Việt Nam được quản lý chặt chẽ theo Luật Giao thông Vận tải và các Nghị định chi tiết (2024-2026). Nếu làm sai hoặc bỏ sót, bạn có thể bị phạt hành chính 50-100 triệu đồng hoặc bị tạm dừng kinh doanh. Dịch vụ thành lập công ty vận tải trọn gói của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận Giấy phép kinh doanh vận tải từ Sở Giao thông Vận tải.

1. Căn cứ pháp lý và điều kiện thành lập

Hoạt động vận tải tại Việt Nam được quản lý theo Luật Giao thông vận tải và Luật Kinh doanh vận tải đường bộ, với các quy định cụ thể được nêu trong Nghị định 158/2024/NĐ-CP (về vận tải hàng hóa) và Nghị định 218/2026/NĐ-CP (các quy định mới nhất năm 2026).

Để thành lập công ty vận tải, bạn phải đáp ứng các điều kiện:

• Là tổ chức/cá nhân có năng lực pháp luật: Cá nhân, công ty hoặc hộ kinh doanh không bị cấm thành lập doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.
• Có trụ sở chính tại Việt Nam: Địa điểm đặt trụ sở phải được xác định theo đơn vị hành chính.
• Phù hợp loại vận tải: Vận tải hàng hóa, hành khách hoặc bưu chính cần tuân thủ yêu cầu riêng biệt. thành lập công ty vận tải

2. Yêu cầu vốn điều lệ và phương tiện

Vốn điều lệ tối thiểu

Đối với vận tải đường bộ (vận tải hàng hóa, hành khách), không có yêu cầu vốn pháp định. Bạn được tự do kê khai vốn điều lệ tùy theo khả năng tài chính, nhưng tối thiểu nên có từ 50-100 triệu đồng để chi trả các chi phí khởi đầu (thuê văn phòng, mua bảo hiểm, lắp thiết bị giám sát hành trình).

Lưu ý: Vận tải hàng không có yêu cầu vốn pháp định cao hơn nhiều (100 tỷ đồng), không nằm trong phạm vi hướng dẫn này.

Yêu cầu phương tiện

Loại vận tải	Yêu cầu phương tiện
Vận tải hàng hóa (LTL/FTL)	Xe tải, container có chứng nhận đăng ký xe; lắp thiết bị giám sát hành trình (GPS)
Vận tải hành khách	Xe khách từ 08 chỗ trở lên; lắp camera, thiết bị ghi nhận hành trình
Vận tải bưu chính/gửi hàng	Xe vận chuyển bưu gói có phù hiệu; tuân thủ quy định bưu chính
Vận tải chuyên dụng (nguy hiểm)	Xe chuyên dùng; lắp thiết bị an toàn; sơ cấp cứu & PCCC

Tất cả xe phải được kiểm định kỹ thuật hàng năm theo quy định của Bộ Giao thông Vận tải. thành lập công ty vận tải

3. Hồ sơ cần chuẩn bị chi tiết

Để đăng ký thành lập công ty vận tải, bạn cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (cấp Phòng Đăng ký kinh doanh)

• Quyết định thành lập công ty (bản gốc + bản sao)
• Điều lệ công ty (kỹ thuật số hoặc bản in)
• Giấy tờ tuỳ thân của người đại diện (CCCD/Hộ chiếu — bản sao)
• Địa chỉ trụ sở chính (giấy xác nhận hoặc hợp đồng thuê)
• Mã ngành kinh doanh (theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg) – thành lập công ty vận tải

Hồ sơ cấp giấy phép kinh doanh vận tải (cấp Sở Giao thông Vận tải)

• Đơn đề nghị cấp giấy phép kinh doanh vận tải (theo mẫu quy định)
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao)
• Văn bằng chứng chỉ của người điều hành vận tải (chứng chỉ quản lý vận tải hoặc bằng cấp liên quan)
• Quyết định thành lập/bố trí bộ phận quản lý an toàn (bản gốc)
• Quyết định giao nhiệm vụ cho người điều hành vận tải (bản gốc)
• Giấy chứng nhận đăng ký xe từng chiếc (bản sao)
• Giấy chứng nhận kiểm định kỹ thuật xe (bản sao) – thành lập công ty vận tải
• Giấy phép lái xe của tất cả tài xế (bản sao)
• Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự (bản sao hoặc đề nghị cấp)
• Hợp đồng lao động của nhân viên quản lý (bản sao)

Lưu ý: Một số hồ sơ có thể nộp bản sao có chứng thực hoặc bản quét; liên hệ trực tiếp Sở Giao thông Vận tải địa phương để xác nhận chính xác.

4. Quy trình cấp phép chi tiết (từng bước)

Bước 1: Đăng ký doanh nghiệp (3-5 ngày)

Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (cấp huyện/quận/thành phố) hoặc qua cổng Dịch vụ công trực tuyến toàn quốc (dichvucong.gov.vn). Bạn nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ĐKKD) có giá trị pháp lý.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu thêm (5-7 ngày)

Sau khi có ĐKKD, tiếp tục chuẩn bị: giấy chứng nhận xe, giấy kiểm định, giấy phép lái xe tài xế, hợp đồng lao động, bảo hiểm. Nhiều tài liệu có thể chồng chéo với bước 1; hãy chuẩn bị song song để tiết kiệm thời gian.

Bước 3: Nộp hồ sơ cấp phép kinh doanh vận tải (ngay sau khi có tài liệu đủ)

Nộp toàn bộ hồ sơ tại Sở Giao thông Vận tải tỉnh/thành phố nơi công ty đăng ký. Bạn có thể nộp trực tiếp (quầy tiếp nhận hồ sơ) hoặc qua Dịch vụ công trực tuyến. Yêu cầu: hồ sơ phải đầy đủ, rõ ràng, không sai sót. thành lập công ty vận tải

Bước 4: Sở Giao thông Vận tải thẩm định (5 ngày làm việc)

Trong 5 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, Sở sẽ thẩm định. Nếu thiếu hoặc sai, Sở thông báo bổ sung trong 3 ngày. Bạn có 7 ngày để bổ sung rồi nộp lại.

Bước 5: Nhận giấy phép kinh doanh vận tải

Sau khi thẩm định xong, bạn nhận Giấy phép kinh doanh vận tải (hiệu lực 7 năm). Giấy phép này quy định các loại vận tải được phép kinh doanh (hàng hóa, hành khách, loại xe, tuyến hoạt động — nếu có).

Bước 6: Cấp phù hiệu vận tải (tuỳ chọn)

Nếu cần hoạt động vận tải quốc tế, bạn cần cấp phù hiệu vận tải quốc tế tại Sở Giao thông, có thêm chi phí ~1-2 triệu đồng/lần. thành lập công ty vận tải

5. Thời gian xử lý & lệ phí chi tiết

Khâu	Thời gian dự kiến	Lệ phí (tham khảo)
Đăng ký doanh nghiệp	3-5 ngày (online) / 1-2 ngày (trực tiếp)	Miễn phí (theo Luật Doanh nghiệp 2020)
Chuẩn bị tài liệu bổ sung	5-7 ngày	~100-300k (kiểm định xe, bảo hiểm nếu chưa có)
Thẩm định cấp phép vận tải	5 ngày làm việc (+ 3-7 ngày nếu bổ sung)	150,000 – 200,000 đồng
Tổng cộng	15-25 ngày	~250,000 – 500,000 đồng

*Chi phí tham khảo theo Thông tư 112/2020/TT-BTC và Thông tư 40/2026/TT-BTC; thay đổi tùy địa phương & loại vận tải. Vui lòng liên hệ Sở Giao thông Vận tải để báo giá chính xác.

6. Lỗi thường gặp & cách tránh

Lỗi 1: Hồ sơ bất đầy đủ

Thiếu chứng chỉ quản lý vận tải hoặc giấy lái xe tài xế là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại. Cách tránh: Chuẩn bị đầy đủ trước khi nộp; liên hệ Sở để kiểm tra checklist hồ sơ.

Lỗi 2: Người đại diện không có năng lực

Người điều hành vận tải phải có chứng chỉ quản lý hoặc bằng cấp liên quan. Nếu không, hồ sơ bị từ chối. Cách tránh: Ghi danh nhân viên có chứng chỉ; nếu không có, hãy tham gia khóa đào tạo trước (Trung tâm Đào tạo giao thông Vận tải).

Lỗi 3: Xe chưa kiểm định hoặc kiểm định hết hạn

Xe phải đang trong thời hạn kiểm định kỹ thuật hợp lệ. Cách tránh: Kiểm định trước ít nhất 15 ngày. thành lập công ty vận tải

Lỗi 4: Không có bảo hiểm trách nhiệm dân sự

Bảo hiểm TNDS là bắt buộc. Cách tránh: Mua bảo hiểm cùng lúc với chuẩn bị hồ sơ; ghi rõ ngày có hiệu lực.

Lỗi 5: Kê khai loại hình vận tải sai

Nếu kê khai nhầm loại vận tải (VD: kê khai vận tải hàng hóa nhưng lại vận tải hành khách), giấy phép sẽ bị hạn chế hoặc yêu cầu cấp lại. Cách tránh: Xác định rõ loại hình chính; nếu kinh doanh đa loại, liệt kê tất cả trong hồ sơ.

7. Câu hỏi thường gặp

Công ty vận tải cần mấy chiếc xe để bắt đầu?

Không có giới hạn tối thiểu; bạn có thể bắt đầu với 1 chiếc xe. Tuy nhiên, để hoạt động bền vững, nên có ít nhất 2-3 chiếc để phòng lúc xe bảo dưỡng.

Cá nhân được phép thành lập công ty vận tải không?

Được. Cá nhân có thể đăng ký hộ kinh doanh vận tải hoặc công ty cổ phần / công ty TNHH. Hộ KD đơn giản, nhanh hơn, nhưng chịu trách nhiệm pháp lý toàn bộ với tài sản cá nhân.

Vận tải hành khách và vận tải hàng hóa cần giấy phép riêng?

Không. Một giấy phép có thể ghi nhiều loại vận tải nếu bạn kê khai đầy đủ. Tuy nhiên, yêu cầu tài sản, phương tiện, nhân viên có thể khác nhau. thành lập công ty vận tải

Tôi có thể nhận giấy phép tạm thời để bắt đầu kinh doanh không?

Không có giấy phép tạm thời. Phải hoàn thành toàn bộ quy trình để nhận giấy phép chính thức mới được kinh doanh hợp pháp.

Giấy phép kinh doanh vận tải có thể chuyển sang công ty khác không?

Không. Giấy phép gắn liền với công ty, mã số thuế. Nếu chuyển công ty, bạn phải xin cấp lại giấy phép ở công ty mới.

Năm 2025-2026 có quy định gì mới?

Theo Nghị định 218/2026/NĐ-CP, mức phí cấp phép vẫn giữ nguyên (150-200k). Tuy nhiên, yêu cầu về thiết bị an toàn (GPS, camera) và quản lý hành khách tăng. Luật Doanh nghiệp 2025 cũng tăng trách nhiệm người đại diện trong kê khai vốn và thông tin công ty.

Kết luận

Thành lập công ty vận tải không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu. Điều quan trọng là đảm bảo hồ sơ đầy đủ, đúng, rõ ràng theo quy định; tránh lỗi sai để không phải chỉnh sửa lại. Quy trình tổng cộng mất khoảng 2-3 tuần.

Nếu bạn không chắc hoặc muốn tiết kiệm thời gian, dịch vụ thành lập công ty vận tải trọn gói của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn loại hình, soạn hồ sơ, đến nộp và nhận kết quả. Tư vấn miễn phí — liên hệ Home Casta ngay!