Hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, có hiệu lực từ 01/7/2020. Đã có sự chuyển đổi bắt buộc từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử. Kể từ thời điểm đó, hoá đơn điện tử đã thể hiện nhiều ưu điểm, góp phần thúc đẩy áp dụng công nghệ thông tin, tăng cường tốc độ giao dịch và đặc biệ giảm thiểu rủi ro hoá đơn bị làm giả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử.
1. Tiết kiệm tối ưu chi phí in ấn và phát hành hoá đơn
Áp dụng hoá đơn điện tử mang lại một loạt lợi ích về chi phí cho cả doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng hoá đơn điện tử cho phép doanh nghiệp trực tiếp gửi hoá đơn đến khách hàng thông qua các kênh như email, tin nhắn điện tử hoặc in trực tiếp.
Trước hết, quy trình in ấn truyền thống được thay thế bằng việc tạo và lưu trữ hoá đơn dưới dạng điện tử, giảm thiểu nhu cầu sử dụng giấy và mực in. Điều này không chỉ giảm rõ ràng chi phí in ấn mà còn giảm tác động tiêu thụ nguyên liệu và tài nguyên tự nhiên.
Ngoài ra, doanh nghiệp có khả năng gửi hoá đơn trực tiếp cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn điện tử, tiết kiệm chi phí vận chuyển và chuyển phát. Quá trình này không chỉ nhanh chóng mà còn linh hoạt, giúp khách hàng nhận được hoá đơn điện tử mà không phải đợi đến qua các phương tiện truyền thông như bưu điện.
Tóm lại, việc áp dụng hoá đơn điện tử không chỉ mang lại hiệu suất và tiện ích trong quá trình phát hành, mà còn giúp giảm thiểu các chi phí liên quan đến in ấn và vận chuyển, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện một cách hiệu quả hơn.
2. Giảm thời gian vận chuyển hoá đơn
Quy trình xuất hoá đơn giấy hiện nay đặt ra nhiều quy trình phức tạp. Khi kế toán thực hiện việc này, họ phải chú ý kê giấy than lên liên 2 và liên 3, đảm bảo việc viết chính xác thông tin khách hàng, sau đó chuyển phát hoá đơn qua đường bưu điện. Thông thường, quá trình này mất vài ngày thì khách hàng mới có thể nhận được hoá đơn.
Trái ngược hoàn toàn với hoá đơn giấy truyền thống, sử dụng hoá đơn điện tử giúp đơn giản hoá quy trình. Chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng có thể lập tức nhận được hoá đơn mà không cần phải chờ đại qua đường bưu điện. Điều này không chỉ tiết kiện thời gian mà còn tăng tính tiện lợi, đặc biệt là trong thời đại kỹ thuật số như bây giờ, khi mà người mua có thể kết nối internet ở bất kỳ đâu.
3. Giải thiểu rủi ro thất lạc hoá đơn
Quá trình lập hoá đơn điện tử được thực hiện trên máy tính và chuyển đến khách hàng trên internet. Trong khi đó, hoá đơn giấy trải qua quá trình gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Tình trạng thất lạc hoá đơn giấy thường xuyên xảy ra và có thể gây rắc rối cho cả nhà cung cấp và khách hàng.
Sử dụng hoá đơn điện tử giúp gảm rủi ro mất mát hoá đơn trong quá trình vận chuyển và giao nhận. Điều này không chỉ giảm thiểu các vấn đề tranh chấp và kiện tụng do lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hoá đơn mà còn tăng cường tính an toàn và bảo mật. Hoá đơn điẹn tử cũng cung cấp tiện ích trong việc kiểm tra và truy xuất nguồn gốc của hoá đơn, cũng như thông tin về đối tác bán hàng, giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả và an toàn hơn.
4. Độ bảo mật và chính xác thông tin cao
Hoá đơn điện tử được đặc thù do có mã cơ quan thuế xác nhận, do vậy hoá đơn điện tử không thể làm giả. Điều này giúp hoá đơn điện tử có độ bảo mật thông tin tốt hơn so với hoá đơn giấy truyền thống, giảm thiểu rủi ro về gian lận và làm giả.
Ngoài ra, hoá đơn điện tử còn nổi bật với độ chính xác thông tin cao. Trong khi viết hoá đơn giấy, rất thường xuyên xuất hiện các sai sót như viết sai tên người mua hàng, địa chỉ, mã số thuế, hay giá trị đơn giá. Việc xử lý các sai sót này không chỉ phức tạp mà còn đòi hỏi nhiều thời gian. Ngược lại, hoá đơn điện tử giúp giảm hiểu các sai sót này và tăng cường độ chính xác, làm tăng hiệu suất và tính hiệu quả của quy trình kế toán và giao dịch.
5. Tích hợp với các phần mềm kế toán, ứng dụng quản lý
Hoá đơn điện tử có khả năng tương thích rộng rãi với nhiều phần mềm kế toán là một điểm mạnh nổi bật của háo đơn điện tử. Điều này mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bởi khả năng tính hợp linh hoạt với các hệ thống kế toán khác nhau mà doanh nghiệp có thể sử dụng. Tính tương thích này không chỉ giúp giảm thiểu sự cố và mất thời gian trong quá trình chuyển dữ liệu giữa các phần mềm khác nhau mà còn tạo nên điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý tài chính và kế toán.
Việc kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng, giúp tối ưu hoá hiệu suất hoạt động. Hoá đơn điện tử không chỉ là công cụ ghi chú mà còn là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp. Khả năng liên kết linh hoạt này giúp tự động hoá quy trình kế toán và tài chính, giảm thiểu lỗi phát sinh do nhập liệu thủ công, đồng thời cung cấp thông tin chính xác và chi tiết đối với các bộ phận quản lý khác nhau.
Đồng thời, tính tương thích và két nối dễ dàng còn mang lại lợi ích về khả năng theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh. Các dữ liệu từ hoá đơn điện tử có thể được tính hợp một cách mượt mà với các bảng điều khiển và phần mềm quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầy đủ và đáng tin cậy. Điều này làm tăng tính linh hoạt và lhar năng điều chỉnh chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian thực.
Vậy là chúng ta đã tìm hiểu về các lợi ích của hoá đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển toàn diện các hệ thống, giảm thiểu rủi ro tài chính cũng như mất mát và sai sót dữ liệu. Với đội ngũ chuyên viên, luật sư, kỹ thuật viên uy tín, Home Casta tự tin là đơn vị uy tín có thể giải đáp mọi thắc mắc của bạn đọc
Thông tin liên hệ của chúng tôi:
Số điện thoại: 0941.111.286
Địa chỉ: 37/66 Trung Hành, Đằng Lâm, Hải An, Hải Phòng
Xem thêm video của chúng tôi tại:
- Dịch vụ tư vấn thành lập công ty hai thành viên Hải Phòng
- Dịch vụ tư vấn thành lập công ty một thành viên hải phòng
- Dịch vụ tư vấn thành lập Công ty cổ phần
- Quy trình chỉ định thầu rút gọn theo Nghị định 24/2024/NĐ-CP
- Dịch vụ tư vấn thủ tục sau khi thành lập Công ty tại Hà Giang
- Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Giang
- Dịch vụ tư vấn thành lập Công ty cổ phần tại Hà Giang
- Dịch vụ tư vấn thủ tục sau khi thành lập Công ty