Các hàm tính trong Excel mà kế toán cần biết

1.     Hàm Tổng Hợp (SUM) trong Excel

Hàm SUM là một công cụ tính tổng hợp mạnh mẽ trong Excel và đây cũng là một trong những hàm quan trọng nhất mà người kế toán thường xuyên sử dụng. Công việc của hàm SUM bao gồm tính toán các tác vụ như tính thuế, đánh giá giá trị hàng hóa, và nhiều nhiệm vụ khác. Chức năng chính của hàm này là tính tổng của các số trong một dãy ô.

Công thức Hàm SUM

= SUM (Num 1, Num 2, …, Num n)

Trong đó:

– Num 1, Num 2, …, Num n:Các số cần tính tổng.

Hàm SUM là một công cụ linh hoạt, cho phép kế toán thực hiện các phép toán tổng hợp một cách nhanh chóng và chính xác, giúp họ xử lý các tác vụ tính toán số liệu một cách hiệu quả.

2.     Hàm Đếm (COUNT) trong Excel

Hàm Đếm được xem xét là một trong những công cụ cơ bản và quan trọng, thường xuyên được áp dụng trong các tình huống tính toán số lượng. Hàm này chủ yếu được sử dụng để đếm số ô chứa dữ liệu trong một vùng xác định hoặc trên toàn bộ bảng tính.

Công thức Hàm COUNT

= COUNT (Giá trị 1, Giá trị 2, …, Giá trị n)

Trong đó:

– Giá trị 1: Là tham số đầu tiên trong phạm vi tham chiếu để đếm các giá trị.

– Giá trị 2: Là tham số tùy chọn, không bắt buộc, có thể lên đến 255 mục và là ô tham chiếu để đếm giá trị.

Hàm Đếm là một công cụ linh hoạt và quan trọng, giúp kế toán nhanh chóng đánh giá và theo dõi số liệu trong bảng tính của mình.

3.     Hàm Tổng Hợp Theo Điều Kiện (SUMIF) trong Excel

Hàm SUMIF trong Excel được sử dụng để tính tổng các ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Công thức Hàm SUMIF

= SUMIF (range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

– Range: Là vùng dữ liệu được xác định để áp dụng điều kiện và tính tổng.

– Criteria: Là điều kiện được áp dụng để xác định các ô cần tính tổng.

– Sum_range: Là phạm vi chứa các giá trị cần được tổng hợp (tùy chọn). Nếu không chỉ định, hàm sẽ sử dụng chính vùng được áp dụng điều kiện (Range) để tính tổng.

Hàm SUMIF là một công cụ mạnh mẽ cho phép người sử dụng Excel thực hiện các phép toán tổng hợp dựa trên một điều kiện cụ thể, giúp tối ưu hóa quá trình tính toán và phân tích dữ liệu.

4.     Hàm Đếm Theo Điều Kiện (COUNTIF) trong Excel

Hàm COUNTIF thường sử dụng để đếm số lượng ô đáp ứng cùng một điều kiện cụ thể. Ví dụ, trong quá trình tính toán, kế toán có thể cần đếm số nhân viên, số lần mua hàng của một khách hàng, và nhiều công việc khác.

Công thức Hàm COUNTIF

= COUNTIF (range, criteria)

Trong đó:

• Range: Là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm, có thể chứa số, mảng hoặc tham chiếu chứa số.
• Criteria: Là điều kiện bắt buộc để đếm các giá trị trong phạm vi (range), có thể ở dạng số, biểu thức, chuỗi văn bản, hoặc tham chiếu chứa ô.

Lưu ý quan trọng:

Hàm COUNTIF chỉ thực hiện nhiệm vụ đếm và trả về kết quả, không thay đổi dữ liệu gốc. Hạn chế chiều dài của kết quả: Kết quả trả về từ hàm COUNTIF chỉ chấp nhận chuỗi dưới 255 ký tự. Đặc biệt, cần đặt điều kiện (criteria) trong dấu ngoặc kép để đảm bảo tính chính xác của công thức.

5.     Hàm Trung Bình Cộng (AVERAGE) trong Excel

Hàm AVERAGE được sử dụng để tính trung bình cộng của một dãy số, giúp tối ưu hóa quá trình tính toán một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Công thức Hàm AVERAGE

= AVERAGE (number 1, number 2, …)

Trong đó:

– number 1, number 2, …: Các số cần tính trung bình cộng.

Hàm AVERAGE là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ, giúp người sử dụng Excel dễ dàng tính toán giá trị trung bình cộng của một tập hợp các số, làm cho quá trình làm việc với dữ liệu trở nên hiệu quả.

6.     Hàm Tìm Giá Trị Nhỏ Nhất và Lớn Nhất (MIN, MAX) trong Excel

Hai hàm MIN và MAX đều hỗ trợ trong việc tìm kiếm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng tính.

Công thức:

– Hàm MIN = MIN (number 1, number 2, …, number n): Trả về kết quả có giá trị thấp nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.

– Hàm MAX = MAX (number 1, number 2, …, number n): Trả về kết quả có giá trị lớn nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.

Hai hàm này là những công cụ quan trọng, giúp kế toán dễ dàng xác định giá trị tối thiểu và tối đa trong dữ liệu của mình, làm cho quá trình quản lý và phân tích số liệu trở nên thuận tiện và hiệu quả.

7.     Hàm Tách Chuỗi (LEFT, RIGHT) trong Excel

Hai hàm LEFT và RIGHT hỗ trợ kế toán trong việc tách ra một hoặc nhiều ký tự một cách thuận tiện, như việc tách tên từ họ và tên, hoặc lấy mã hàng hóa từ một chuỗi dữ liệu.

Công thức:

– Hàm LEFT được tính bằng cấu trúc LEFT(text, num_chars): Trả về một chuỗi con bắt đầu từ bên trái của biểu thức (text) với số lượng ký tự (num_chars) đã xác định.

– Hàm RIGHT được tính bằng cấu trúc RIGHT(text, num_chars): Trả về một chuỗi con bắt đầu từ bên phải của biểu thức (text) với số lượng ký tự (num_chars) đã xác định.

Trong đó:

– Text: Biểu thức cần được tách.

– Num_chars: Số lượng ký tự cần được tách từ phía bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT).

Hai hàm này giúp kế toán dễ dàng xử lý và trích xuất thông tin cần thiết từ chuỗi dữ liệu, làm cho quá trình phân tích và biến đổi dữ liệu trở nên linh hoạt và hiệu quả.

8.     Hàng IF trong Excel

Hàng IF trong Exce; trả về giá trị thứu nhất nếu điều kiện là đúng và trả về giá trị thứ hai nếu điều kiện là sai

Công thức:

= IF ( logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó

-Logical_test: Giá trị kiểm tra với một điều kiện, có thể là true ( đúng) hoặc false ( sai)

-[Value_if_true]: Kết quả trả về nếu logical_test đúng

-[Value_if_false]: Kết quả trả về nếu logical_test sai

Hàm IF là một công cụ quan trọng giúp xử lý logic trong Excel. Kế toán và người sử dụng có thể sử dụng hàm này để thực hiện các phương pháp kiểm tra điều kiện và đưa ta kết quả tương ứng, tạo điều kiện linh hoạt trong việc xử lý dữ liệu.

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu về các hàm tính cơ bản trong excel giúp kế toán dễ dàng thao tác hơn khi làm việc. Với đội ngũ chuyên viên, luật sư, kỹ thuật viên uy tín, Home Casta tự tin là đơn vị uy tín có thể giải đáp mọi thắc mắc của bạn đọc

Thông tin liên hệ của chúng tôi:

Số điện thoại: 0941.111.286

Địa chỉ: 37/66 Trung Hành, Đằng Lâm, Hải An, Hải Phòng

Xem thêm video của chúng tôi tại: