Trong thời đại số hóa hiện nay, việc ký tài liệu bằng chữ ký số đã trở nên phổ biến và cần thiết trong nhiều lĩnh vực. Ký tài liệu bằng chữ ký số giúp đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu điện tử, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và giấy tờ trong quá trình xử lý tài liệu.

Trong bài viết này, dịch vụ doanh nghiệp trọn gói sẽ hướng dẫn các bước đơn giản để ký file PDF bằng chữ ký số. Bài viết sẽ giúp cho người dùng hiểu được quy trình ký tài liệu bằng chữ ký số và có thể áp dụng trong công việc của mình.

I. Giới thiệu

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra để xác thực tính toàn vẹn của một tài liệu hoặc thông tin điện tử. Thay vì sử dụng chữ ký bằng việc viết tay trên giấy, chữ ký số sử dụng các thuật toán mật mã hóa để tạo ra một mã số đại diện cho chữ ký. Mã số này được ký bằng một chìa khóa riêng tư, và sau đó được phân phối cùng với tài liệu để xác nhận tính toàn vẹn của tài liệu.

Việc sử dụng chữ ký số có nhiều lợi ích, bao gồm tính bảo mật cao hơn, tính xác thực cao hơn và tính toàn vẹn cao hơn. Chữ ký số cũng giúp giảm thiểu sự cần thiết phải sử dụng giấy và bút để ký tên trên các tài liệu.

Chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như chính phủ, tài chính, y tế và thương mại điện tử, nơi tính toàn vẹn của thông tin và tài liệu rất quan trọng.

II. Các bước ký file PDF bằng chữ ký số

Bước 1: Mở file định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader.(Tải phần mềm foxit reader (miễn phí) version 9 trở lên)

Bước 2: Chọn Protect với chức năng Sign & Certify -> chọn Place Signature … để tiến hành ký vào văn bản.

Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

Bước 4: Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.

III. Lưu ý khi ký file PDF bằng chữ ký số

1. Các lỗi thường gặp khi ký tài liệu

Khi thực hiện ký tài liệu bằng chữ ký số, người dùng cần lưu ý các vấn đề sau:

Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu: Trong quá trình ký tài liệu, người dùng cần đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, đặc biệt là khi chọn vị trí đặt chữ ký số. Nếu không đặt chữ ký số đúng vị trí, tài liệu có thể bị thay đổi và không được xác thực.
Kiểm tra lại trước khi lưu tài liệu: Trước khi lưu tài liệu đã ký, người dùng cần kiểm tra kỹ tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu để đảm bảo rằng nó được lưu lại một cách chính xác.

Các lỗi thường gặp khi ký tài liệu:

Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng.
Lỗi xác thực chữ ký không thành công (java.lang.Exception) là một vấn đề vô cùng phổ biến mà nhiều người gặp phải. Lỗi này thường xuất hiện khi các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện quy trình nộp tờ khai trên những trang cổng thông tin điện tử của tổng cục thuế.
Lỗi máy tính không nhận chữ ký số: bởi vì hết hạn USB Token, hoặc lỗi phần cứng nên chưa thể thích ứng với máy tính.
Lỗi không ký điện tử được: Đây có thể là do bản Java sử dụng chưa đúng chuẩn hoặc đã quá cũ, cần phải cập nhật phiên bản mới để có thể ký điện tử thành công, hoặc đây có thể là do hệ thống lỗi liên kết với bất kì phiên bản Java nào của khách hàng.

2. Cách khắc phục những lỗi trên

Sai định dạng file: Kiểm tra lại xem đuôi file mình chọn đã đúng format chưa.
Chưa bật Java trên Internet Explorer: Bật, hoặc cài đặt lại Java nếu cần thiết.
Internet Explorer không hỗ trợ: Hạ thấp phiên bản Internet Explorer hoặc sử dụng trình duyệt web khác như Chrome, Cốc cốc,…
Kiểm tra lại tài liệu trước khi lưu để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu. Nếu phát hiện tài liệu bị thay đổi, người dùng cần thực hiện lại quá trình ký tài liệu.

IV. Kết luận

Ký tài liệu bằng chữ ký số là một phương pháp đơn giản và tiện lợi để xác thực tài liệu điện tử. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý các vấn đề liên quan đến tính toàn vẹn, xác thực và chọn format file phù hợp để tránh những lỗi thường gặp trong quá trình ký tài liệu. Nếu gặp phải các vấn đề trên, người dùng cần kiểm tra lại quá trình ký tài liệu hoặc liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ giải quyết.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ HOME CASTA

Hotline Tư vấn : 0912.510.589 (Mr. Tuấn Anh) – 0326.905.905 (Mr. Trung)

Email : khaithuequamanghp@gmail.com