Nhiều doanh nghiệp còn gặo khó khăn trong việc điều chỉnh và lập hoá đơn mới thay thế, hiểu được điễu này Home Casta đã lên bài viết chi tiết hướng dẫ bạn đọc các bước cụ thể.

I.Khi nào thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Khái niệm “điều chỉnh” trong ngữ cảnh hóa đơn điện tử được hiểu là quá trình sửa đổi, sắp xếp lại để đạt đến mức độ chính xác và tính hợp lý. Khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử, việc điều chỉnh trở thành một biện pháp cần thiết để khắc phục lỗi.

Tuy nhiên, không phải tất cả các trường hợp sai sót trên hóa đơn điện tử đều được xử lý theo quy trình điều chỉnh duy nhất. Mỗi tình huống sai sót sẽ đòi hỏi một cách tiếp cận và xử lý khác nhau.

Theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót có thể được thực hiện thông qua các phương thức sau:
a, Điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót (sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng) thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

 

b,Người bán kiểm tra sai sót

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì cơ quan này thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra sai sót.

Tóm lại, việc điều chỉnh hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai về mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
II. Thủ tục xử lý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử

Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định một số việc cần thực hiện khi xử lý hóa đơn điện có sai sót theo hình thức điều chỉnh như sau:

– Khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

– Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý sau người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

III. Các bước điều chỉnh hóa đơn:

Xác định hóa đơn và chọn hóa đơn cần điều chỉnh => chọn xử lý sai xót => điều chỉnh.

Điền lý do sai sót cần điều chỉnh:

Điền lại thông tin hàng hóa

Thay vì sai gì chỉnh đó như trước đây, Hãy thực hiện ĐIỀU CHỈNH hóa đơn sai sót theo đúng tinh thần của CV 1647/TCT-CS ngày 10 tháng 5 năm 2023.

Sau khi thực hiện điều chỉnh. Tại hóa đơn điều chỉnh sẽ hiển thị dòng trạng thái “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” như mẫu:

Người dùng kiểm tra hóa đơn sau đó ký hóa đơn điều chỉnh gửi đối tác.

Hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh cũng sẽ hiển thị trên thanh trạng thái :


Còn tùy thuộc vào lỗi sai của hóa đơn mà người dùng chọn các nghiệp vụ xử lý hóa đơn khác nhau.
Đối với hóa đơn điều chỉnh sai nhiều lần. Nghiệp vụ điều chỉnh luôn thực hiện trên hóa đơn gốc.
VD: F0 ( hóa đơn gốc) -> thực hiện điều chỉnh = F1 ( điều chỉnh). Nếu F1 vẫn điều chỉnh sai hoặc điều chỉnh thiếu -> thực hiện điều chỉnh tiếp trên F0.

Trên đây Home Casta đã hướng dẫn bạn đọc cách điều chỉnh hoá đơn và lập hoá đơn thay thế chi tiết .Với đội ngũ chuyên viên, luật sư, kỹ thuật viên uy tín, Home Casta tự tin là đơn vị uy tin có thể giải đáp mọi thắc mắc của bạn đọc.

Thông tin liên hệ của chúng tôi:

Số điện thoại: 0941.111.286

Địa chỉ: 37/66 Trung Hành, Đằng Lâm, Hải An, Hải Phòng

Xem thêm video của chúng tôi tại Youtube để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích: https://www.youtube.com/channel/UC2T6Vl4UATGYaaO0OFVDfvQ

Đánh giá bài viết nhé <3

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *